Vier gängige Modelle
Monatliches Abonnement, Einmalkauf, Provision pro Buchung und kostenlose Lösungen. Jedes Modell hat eigene Vor- und Nachteile.
Preisspanne ist breit
Typische Kosten liegen zwischen 15 und 150 Euro pro Monat. Enterprise-Lösungen können deutlich teurer sein.
Kostenlos selten wirklich gratis
Gratis-Angebote finanzieren sich über Funktionslimits, Provisionen, Eigenleistung beim Hosting oder eingeblendete Werbung.
Der Preis ist nicht alles
Zuverlässigkeit, Support und Funktionsumfang entscheiden oft mehr als der reine Preis.
Die vier gängigen Preismodelle
Anbieter von Verleihsoftware rechnen auf unterschiedliche Weise ab. Wer die Kosten seriös einschätzen möchte, sollte zuerst verstehen, welches Modell angeboten wird. Darauf aufbauend lassen sich Angebote wirklich vergleichen.
Monatliches oder jährliches Abonnement
Die verbreitetste Variante: Ein fester Betrag pro Monat oder Jahr, meistens gestaffelt nach Funktionsumfang oder Anzahl der Artikel. Abonnements enthalten Updates, Support und Hosting. Die Einstiegspakete liegen oft zwischen 15 und 40 Euro im Monat, umfangreichere Pakete zwischen 50 und 150 Euro. Bei jährlicher Zahlung geben viele Anbieter einen Rabatt.
Einmalkauf mit Lizenz
Seltener geworden, aber noch anzutreffen: Man kauft die Software einmal und zahlt einen Einmalbetrag, oft im vierstelligen Bereich. Hosting, Installation und Wartung sind dabei meistens nicht inbegriffen. Updates kosten häufig zusätzlich, entweder als jährliche Wartungsgebühr oder bei neuen Hauptversionen.
Provision pro Buchung
Einige Anbieter verlangen keine feste Monatsgebühr, sondern einen Prozentsatz der bearbeiteten Buchungen, etwa fünf oder zehn Prozent vom Umsatz. Das klingt fair, kann aber bei höheren Umsätzen teurer werden als ein Abonnement. Ein Verleih mit 3.000 Euro Umsatz pro Monat zahlt bei zehn Prozent Provision 300 Euro, für die gleichen Funktionen kostet ein gutes Abo-Modell oft deutlich weniger.
Kostenlos, Open Source oder Freemium
Es gibt Anbieter, die sich als kostenlos bewerben. Das reicht von dauerhaft kostenlosen Versionen mit Einschränkungen bis zu quelloffenen Programmen, die technisch geschulte Nutzer selbst betreiben. Was das tatsächlich heißt, hängt stark vom Anbieter ab.
Was bedeutet "kostenlos" wirklich?
Der Begriff "kostenlose Verleihsoftware" taucht in Suchanfragen regelmäßig auf. In der Praxis gibt es mehrere Varianten, die sich deutlich unterscheiden.
Gratis-Tarife mit Limits
Häufig ist die kostenlose Version eine Einstiegsstufe: begrenzt auf wenige Artikel, ohne eigenes Branding, ohne Support, ohne bestimmte Funktionen. Sobald der Betrieb wächst, wird ein Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif nötig. Für einen dauerhaften Betrieb eignen sich Gratis-Tarife selten, für einen ersten Eindruck schon.
Finanzierung über Provisionen
Manche Tools sind auf dem Papier kostenlos, nehmen aber einen Prozentsatz jeder Buchung. Rechnet man nach, ist das bei laufendem Betrieb oft teurer als ein Abo. Der Vorteil: Wer keine Buchungen hat, zahlt nichts. Der Nachteil: Wer viele Buchungen hat, zahlt viel.
Open-Source-Software
Quelloffene Programme sind lizenzkostenfrei, aber nicht voraussetzungsfrei. Wer sie nutzen will, braucht einen Server, kümmert sich um Updates, Sicherheit, Backups und Support. Für Betriebe mit eigener IT-Abteilung eine Option, für viele andere ein Aufwand, der unter dem Strich teurer kommt als ein fertiges Angebot.
Werbefinanzierte oder datenfinanzierte Angebote
Selten bei professioneller Verleihsoftware, aber nicht ausgeschlossen: Die Software ist kostenlos, finanziert sich aber über Werbung im Buchungsportal oder über die Weiterverwendung von Nutzerdaten. Für einen Geschäftsbetrieb ist das meistens nicht akzeptabel.
Kostenlos im eigentlichen Sinne gibt es bei Verleihsoftware selten. Entweder man bezahlt mit Geld, mit Provisionen, mit Eigenarbeit oder mit Einschränkungen. Zu prüfen lohnt sich, welcher dieser Preise einem leichter fällt.
Typische Preisbereiche im Überblick
Die folgenden Werte gelten für Abo-Modelle, die Hosting, Updates und Support enthalten. Einmalkaufs- und Provisionsmodelle lassen sich damit nicht eins zu eins vergleichen.
| Preisbereich | Typisch für | Was enthalten ist |
|---|---|---|
| 15 bis 30 Euro / Monat | Einzelbetriebe, kleine Verleihe | Grundfunktionen, begrenzte Artikel, ein Standort |
| 30 bis 80 Euro / Monat | Wachsende Betriebe, mehrere Standorte | Voller Funktionsumfang, mehrere Standorte, eigenes Branding |
| 80 bis 200 Euro / Monat | Größere Betriebe mit vielen Artikeln oder Mitarbeitern | Erweiterte Benutzerverwaltung, API, Schnittstellen |
| Ab 200 Euro / Monat | Enterprise, Filialketten, Sonderlösungen | Dedizierter Support, individuelle Entwicklung, SLA |
Die Werte sind Richtwerte. Einzelne Anbieter liegen über oder unter diesem Rahmen, bieten spezielle Staffeln oder Paketpreise. Bei jährlicher Zahlung sind häufig zehn bis zwanzig Prozent Rabatt möglich.
Was ist im Preis enthalten?
Nicht jeder Anbieter bietet das gleiche Paket. Bevor zwei Angebote verglichen werden, lohnt sich ein Blick auf den Funktionsumfang. Die Punkte unten tauchen in den meisten Vergleichen auf.
- Buchungsportal: Eigene Seite, auf der Kunden online buchen. Teil fast aller Angebote, aber mit unterschiedlichem Funktionsumfang.
- Artikel- und Inventarverwaltung: Katalog mit Artikeln, Inventareinheiten, Beschreibungen, Fotos, Preisen.
- Zahlungsabwicklung: Manche Anbieter binden nur einzelne Zahlungsdienste ein, andere bieten mehrere Optionen wie PayPal, Rechnung oder Bezahlung vor Ort.
- Rechnungsstellung: Automatische Rechnungen mit korrekten Beträgen und Kundendaten. Oft in den Standardpaketen enthalten, manchmal nur in höheren Tarifen.
- E-Mails an Kunden: Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Rückgabehinweise. Gestaltbar oder fest vorgegeben, je nach Anbieter.
- Mehrere Standorte: Artikel verschiedenen Stationen zuordnen. Häufig erst in höheren Tarifen enthalten.
- API und Schnittstellen: Anbindung an Warenwirtschaft, Buchhaltung oder eigene Systeme. In vielen Starter-Tarifen nicht verfügbar.
- Mehrsprachigkeit: Oberflächen und E-Mails in mehreren Sprachen. Für touristische Betriebe oft relevant.
- Support: Reaktionszeiten, Kanäle und Verfügbarkeit variieren stark. Nicht alle Anbieter haben deutschsprachigen Support.
Versteckte Kostenfaktoren
Neben dem reinen Lizenz- oder Abo-Preis gibt es Posten, die oft unterschätzt werden. Sie lohnen einen genauen Blick, bevor Zahlen verglichen werden.
Einrichtungsgebühren
Manche Anbieter verlangen eine einmalige Einrichtungsgebühr, besonders bei größeren Paketen. Das kann ein mehrere hundert Euro betragen. Andere Anbieter verzichten darauf und lassen die Einrichtung in Eigenregie laufen.
Zahlungsgebühren
Wenn Kunden online bezahlen, fallen Gebühren beim Zahlungsdienstleister an, typischerweise ein bis drei Prozent des Transaktionsbetrags plus eine Fixgebühr. Diese Kosten sind nicht Teil der Verleihsoftware, sondern entstehen zusätzlich. Manche Anbieter haben eigene Zahlungsabwicklung mit abweichenden Konditionen.
Schulung und Einarbeitung
Wer die Software nicht selbst einrichten möchte, zahlt oft für Einrichtungsworkshops oder individuelle Schulungen. Je komplexer die Software, desto eher lohnt sich das, kostet aber einmalig einen dreistelligen Betrag.
Datenmigration
Wer von einem bestehenden System wechselt und Altdaten übernehmen will, braucht oft Unterstützung bei der Migration. Nicht immer kostenfrei, manchmal als Paketpreis, manchmal nach Aufwand.
Externe Domain und E-Mail
Manche Lösungen liefern ein Buchungsportal unter einer Subdomain des Anbieters. Wer eine eigene Domain möchte, bezahlt sie zusätzlich, meistens zehn bis dreißig Euro im Jahr. Versand-E-Mails können über Standardinfrastruktur laufen oder, bei strengen Anforderungen, eine eigene Absender-Konfiguration mit zusätzlichen Kosten bedeuten.
Rechne vor dem Vergleich immer den echten Monatspreis aus: Abo-Kosten plus Zahlungsgebühren plus einmalige Kosten geteilt auf zwölf Monate. Erst diese Zahl lässt sich sinnvoll vergleichen.
Kostenlos testen ist nicht das gleiche wie kostenlos nutzen
Fast alle seriösen Anbieter stellen eine kostenlose Testphase bereit, meist zwischen 14 und 30 Tagen. In dieser Zeit lässt sich die Software mit echten Daten ausprobieren, ohne Zahlungsverpflichtung. Das ist nicht dasselbe wie eine dauerhaft kostenlose Nutzung.
Eine Testphase eignet sich gut, um den Funktionsumfang zu prüfen, den Buchungsablauf durchzugehen und das Bedienkonzept kennenzulernen. Wer sich nicht entscheidet, kündigt vor Ablauf der Frist und zahlt nichts. Manche Anbieter setzen eine Kreditkarte für den Start voraus, andere nicht. Das sollte vorab geklärt sein.
Checkliste für die Preisbewertung
Fazit
Eine Verleihsoftware muss nicht teuer sein. Für viele kleine und mittlere Betriebe reichen Pakete im Bereich von 15 bis 40 Euro im Monat. Wichtiger als der reine Preis sind die Passung zum eigenen Betrieb, die Zuverlässigkeit und die Möglichkeit, mit der Software zu wachsen. Kostenlos klingt attraktiv, bedeutet aber in fast allen Fällen einen Kompromiss an anderer Stelle, sei es bei Funktionsumfang, bei Provisionen oder beim eigenen Aufwand. Eine kostenlose Testphase ist dagegen ein sinnvoller Weg, um vor der Entscheidung in Ruhe zu prüfen, ob die Software zum Betrieb passt.